Privacy verklaring

Deze verklaring is bijgewerkt op: 22 april 2020.

Van Vliet Bouwmanagement respecteert de privacy van allen waarmee zij contact heeft conform de regels- en wetgeving zoals gepubliceerd in de General Data Protection Regulation (GDPR) 2016/679, d.d. 27 april 2016. Deze privacy verklaring legt uit welke persoonlijke gegevens wij verzamelen, en op welk moment. Tevens hoe, waarvoor en hoelang wij deze gebruiken en bewaren. Deze privacy verklaring heeft betrekking op de toepassing en het gebruik van onze diensten en op alle activiteiten uit hoofde van onze overeenkomsten met klanten. Het is ook van toepassing op individuen die solliciteren bij Van Vliet Bouwmanagement B.V.

Wanneer verzamelen wij persoonlijke gegevens over u? 

• wanneer u gebruik maakt van onze diensten;
• wanneer u interactie heeft met onze medewerkers: mondeling, via correspondentie, telefoon, websites of social media;
• wanneer u interactie heeft met onze medewerkers uit hoofde van een overeenkomst, aanbieding of informatie waarom u heeft gevraagd;
• wanneer we persoonlijke informatie verzamelen van andere legitieme bronnen, zoals dataverwerkers van derden, openbare bronnen of sociale netwerken. Wij gebruiken deze gegevens alleen als u hen toestemming hebt gegeven om uw persoonlijke gegevens met anderen te delen.
• we kunnen persoonlijke gegevens verzamelen als dit wordt beschouwd als een legitiem belang, en als dit belang niet wordt overheerst door uw privacybelangen. Voordat er gegevens worden verzameld, zorgen we ervoor dat er een afweging wordt gemaakt, zodat er een vaststaand wederzijds belang is tussen u en Van Vliet Bouwmanagement B.V.

Waarom verzamelen en gebruiken wij persoonlijke gegevens?
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens voornamelijk voor service aan onze klanten. Wij verzamelen ook gegevens over leveranciers, partners en personen die een baan zoeken of werken in ons bedrijf. Wij kunnen uw gegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

• verzenden van de door u gevraagde informatie, dit kan informatie omvatten over onze diensten, activiteiten etc.;
• uitvoeren van contractuele verplichtingen zoals een opdrachtbevestiging, facturen, herinneringen en dergelijke. De overeenkomst is rechtstreeks met Van Vliet Bouwmanagement B.V. gesloten;
• uitvoeren van relatiebeheer- en evenementencampagnes;
• het opvolgen van inkomende verzoeken (klantenondersteuning, e-mails of telefoongesprekken);
• het traceren en analyseren van gegevens in verband met mogelijke uitbreidingen, verbouwingen en andere aanpassingen van de in het verleden door ons geleverde diensten;
• traceren en analyseren van gegevens in verband met mogelijke klachten of juridische claims die voortvloeien uit de door ons geleverde diensten;
• behandeling van een sollicitatie.

Rechtsgronden voor het verzamelen van persoonlijke gegevens

Verzamelen van persoonsgegevens op basis van toestemming
Het verzamelen van persoonsgegevens op basis van toestemming van de betrokkene gebeurt met behulp van “toestemmingsformulieren”, waarin documentatie over de toestemming van de betrokkene wordt opgeslagen. Individuele toestemmingen worden altijd opgeslagen en gedocumenteerd in onze systemen.

Verzamelen van persoonsgegevens op basis van contracten
Wij gebruiken persoonlijke informatie voor het nakomen van onze verplichtingen met betrekking tot contracten en overeenkomsten met klanten, leveranciers en andere partners met wie wij samenwerken.

Verzamelen van persoonsgegevens op basis van legitiem belang
Wij kunnen persoonsgegevens gebruiken indien dit als rechtmatig wordt beschouwd en indien de privacybelangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen dan het belang. Normaal gesproken is voor het vaststellen van de rechtsgrondslag voor het verzamelen van gegevens een beoordeling uitgevoerd waarbij een wederzijds belang tussen Van Vliet Bouwmanagement BV en de individuele persoon is vastgesteld. Deze rechtsgrondslag heeft voornamelijk betrekking op onze marketing doeleinden. Wij zullen individuen altijd informeren over hun privacy rechten en het doel voor het verzamelen van persoonlijke gegevens.

De gevolgen van het niet verstrekken van persoonlijke NAW-gegevens zijn:

• dat u de door u gevraagde informatie en/of aanbiedingen niet kunt ontvangen of,
• dat wij geen contact met u op kunnen nemen om te reageren op uw verzoek en/of vragen aan ons of,
• dat wij geen overeenkomst met u kunnen aangaan omdat de daarvoor relevante gegevens niet toereikend genoeg aan ons ter beschikking zijn gesteld door u of door derden die namens u gerechtigd zijn om dit te doen.

Welk type persoonlijke gegevens worden verzameld?
Naast naam en contactgegevens van uw bedrijf verzamelen wij uw naam, telefoonnummers, functie en e-mailadressen. Wij kunnen ook feedback, opmerkingen en vragen verzamelen die wij van u ontvangen in project gerelateerde communicatie en activiteiten, zoals vergaderingen, telefoongesprekken, documenten en e-mails. Foto’s, video’s, berichten of opmerkingen die u aan ons ter beschikking stelt via sociale media, kunnen worden gelezen door iedereen en worden gebruikt voor doeleinden waarover Van Vliet Bouwmanagement BV of u geen controle over heeft. Van Vliet Bouwmanagement is dan ook niet verantwoordelijk voor de informatie die u via social media invoert.

Als u solliciteert naar een functie bij Van Vliet Bouwmanagement BV, verzamelen wij de gegevens die u opgeeft tijdens de sollicitatieprocedure. Van Vliet Bouwmanagement verzamelt of verwerkt geen speciale categorieën van persoonsgegevens op basis van ras, levensbeschouwing of andere gevoelige persoonsgegevens.

Hoe lang bewaren wij uw persoonlijke gegevens?
Wij slaan persoonlijke gegevens op zolang wij het nodig achten om het doel waarvoor de persoonlijke gegevens zijn verzameld te vervullen, met inachtname van onze noodzaak om 3 van 5 uw vragen te beantwoorden of mogelijke problemen op te lossen, om te voldoen aan de wettelijke vereisten onder de toepasselijke wetgeving, om eventuele rechtsvorderingen / klachten bij te wonen, en voor de bescherming van doeleinden. De aard en omvang van de door ons geleverde diensten brengt met zich mee dat wij uw persoonlijke gegevens in bouwdossiers na uw laatste interactie met ons gedurende de termijn van minimaal 15 jaar kunnen bewaren. Wanneer de persoonlijke gegevens die wij hebben verzameld niet langer nodig zijn, zullen wij deze op een veilige manier verwijderen.

Ingeval van sollicitatieprocedures worden de gegevens van afgewezen kandidaten na afloop van de desbetreffende sollicitatieprocedure vernietigd.

Uw rechten op uw persoonlijke gegevens
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:

• het recht om een overzicht aan te vragen van uw persoonlijke gegevens die Van Vliet Bouwmanagement BV heeft verwerkt;
• het recht om te vragen dat Van Vliet Bouwmanagement BV uw persoonlijke gegevens aanvult of corrigeert indien deze onjuist of verouderd zijn;
• het recht om te verzoeken dat uw persoonlijke gegevens worden verwijderd wanneer het niet langer nodig is voor Van Vliet Bouwmanagement BV om dergelijke gegevens te bewaren;
• het recht om elke toestemming aan Van Vliet Bouwmanagement BV voor de verwerking van uw persoonsgegevens ten allen tijde in te trekken;
• het recht om van Van Vliet Bouwmanagement BV te verlangen dat u uw persoonsgegevens verstrekt en, indien mogelijk, deze informatie rechtstreeks (in een draagbaar formaat) aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking door te geven wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming of een overeenkomst;
• het recht om een beperking op verdere gegevensverwerking te vragen, in geval van een geschil met betrekking tot de juistheid of verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens wanneer de gegevensverwerking is gebaseerd op legitieme belangen en/of direct marketing.

Vragen over uw privacy echten richt u in eerste instantie aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Door een e-mail te zenden kunt u verzoeken om inzage, rectificatie of verwijdering van uw persoonsgegevens, dit met inachtname van de wettelijke vereisten. Indien u ontevreden blijft over de verwerking van persoonlijke gegevens door Van Vliet Bouwmanagement BV, heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Het gebruik van onze website
Onze website maakt gebruik van een beveiligde verbinding waarvoor een SSL-certificaat is afgegeven. Op onze website wordt nimmer gevraagd om uw gegevens, noch zijn er invulformulieren op geplaatst. Wilt u contact met ons opnemen dan kunt u dit doen per post, per email, per telefoon, of per elektronische berichtendienst gekoppeld aan onze mobiele telefoonnummer. Hierbij beslist u zelf welke gegevens u van u beschikbaar stelt. Bij het bezoeken van onze website worden er cookies op uw computer, tablet of mobiele telefoon geplaatst. Hoe we daar mee omgaan, kunt u lezen in onze Cookie-verklaring.

Algemene technische maatregelen ter beveiliging van uw (fysiek aanwezige) gegevens:

• Van Vliet Bouwmanagement BV stelt alles in het werk om de verzamelde persoonsgegevens met behulp van technische voorzieningen veilig te stellen;
• ons kantoor is tijdens werktijden afgesloten, toegang is uitsluitend mogelijk:
  • via een elektronisch toegangscontrolesysteem voor onze medewerkers, toegangstags zijn uitsluitend uitgegeven aan onze medewerkers, van de 4 van 5 uitgegeven toegangstags wordt een registratie bij gehouden, bij personeelsmutaties worden toegangstags geregistreerd uitgegeven danwel ingenomen;
  • het verlenen van toegang door één van onze medewerkers
• ons kantoor is buiten werktijden afgesloten met een sleutelsysteem, sleutels zijn uitsluitend uitgegeven aan onze medewerkers, van de uitgegeven sleutels wordt een registratie bij gehouden, bij personeelsmutaties worden sleutel geregistreerd uitgegeven danwel ingenomen;
• ons kantoor is buiten werktijden afgesloten met een sleutelsysteem, sleutels zijn niet reproduceerbaar zonder het bijbehorende uniek sleutelcertificaat;
• ons kantoor is buiten werktijden beveiligd met een met een elektronisch inbraakalarmsysteem met daaraan gekoppeld een alarmopvolging door een Particuliere Bewakingsdienst;
• papierafval (wordt op het kantoor ingezameld in een afgesloten container met inworpgleuf) wordt wekelijk afgevoerd naar een erkende verwerker die het - conform AVG richtlijnen - vernietigd

Algemene technische maatregelen ter beveiliging van uw (elektronisch aanwezige) gegevens:

• Van Vliet Bouwmanagement stelt alles in het werk om de verzamelde persoonsgegevens met behulp van technische voorzieningen veilig te stellen;
• elektronische gegevens worden opgeslagen op onze eigen server, opgesteld in ons eigen kantoor;
• toegang tot onze server is er uitsluitend via ons bedrijfsnetwerk, alle werkstations (zowel laptops als desktop- PC’s) zijn zodanig ingesteld dat data standaard wordt opgeslagen op de server;
• IN ons kantoor vast opgestelde desktop-PC’s maken deel uit van ons bedrijfsnetwerk (uitsluitend beschikbaar voor onze medewerkers en directie) zijn bekabeld aangesloten en zijn alleen toegankelijk door in te loggen met een gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord dat minimaal éénmaal per jaar gewijzigd moet worden;
• IN ons kantoor gebruikte laptop computers maken deel uit van ons bedrijfsnetwerk (uitsluitend beschikbaar voor onze medewerkers en directie) zijn bekabeld aangesloten en zijn alleen toegankelijk door in te loggen met een gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord dat minimaal éénmaal per jaar gewijzigd moet worden;
• BUITEN ons kantoor gebruikte laptop computers maken deel uit van ons bedrijfsnetwerk (uitsluitend beschikbaar voor onze medewerkers en directie) zijn in niet-openbare ruimten met een VPN-verbinding over het daar beschikbare WiFi verbonden met onze server en alleen toegankelijk door in te loggen met een gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord dat minimaal éénmaal per jaar gewijzigd moet worden;
• BUITEN ons kantoor gebruikte laptop computers maken deel uit van ons bedrijfsnetwerk (uitsluitend beschikbaar voor onze medewerkers en directie) zijn in openbare ruimten met een VPN-verbinding over het telefoonnet van KPN verbonden met onze server en alleen toegankelijk door in te loggen met een gebruikersnaam en een persoonlijk wachtwoord dat minimaal éénmaal per jaar gewijzigd moet worden;
• al onze medewerkers beschikken over een zgn. smartphone met daaraan gekoppeld een internetaansluiting. Deze smartphones hebben geen toegang tot de data op onze server, maar hebben wel toegang tot de emailberichten bedoeld voor de gebruiker van de desbetreffende smartphone. De overdracht van email naar de smartphone vindt buiten het kantoor plaats via het mobiele telefoonnetwerk van KPN, binnen het kantoor vindt dit plaats via een separaat WiFi-netwerk, waarvan de toegang beveiligd is met een wachtwoord van 20 karakters;
• ons bedrijfscomputernetwerk wordt met een firewall beschermd tegen ongewenste digitale indringers;
• alle inkomende digitale documenten (e-mails, bijlagen bij e-mails, downloads van zakenrelaties, ter beschikking gestelde CD’s etc.) worden bij binnenkomst in ons 5 van 5 bedrijfsnetwerk gescand op computervirussen, malware e.d. door een antivirus programma dat is geïnstalleerd op onze server, desktopcomputers en laptop computers, de antivirussoftware gebruiken wij op basis van een abonnement, waardoor wij continue voorzien zijn van de meest recente versie van deze antivirussoftware;
• van de inhoud van onze server wordt dagelijks een back-up gemaakt, die wordt opgeslagen in een datacenter op Nederlands grondgebied;
• wij maken geen gebruik meer van portable data-dragers zoals USB-sticks, CD’s enz
• voor internetgebruik door gasten op ons kantoor hebben wij een gescheiden Wifinetwerk dat buiten onze server om contact heeft met het internet, deze toegang tot dit Wifi-netwerk is uitsluitend mogelijk met een wachtwoord, af te geven door een medewerker van Vliet Bouwmanagement BV.

Delen wij uw gegevens met wie dan ook?
Wij delen uw gegevens niet met derden, behalve zoals hierna beschreven:

• wij kunnen uw informatie doorgeven aan onze project specifieke onderaannemers of andere gelieerde organisaties met als doel dat zij namens ons diensten aan u verlenen;
• onze medewerkers (in alle vormen van dienstverband) hebben allen een Privacy Statement onderschreven waarin ook beschreven is hoe zij met gegevens van klanten, leveranciers e.d. om moeten gaan;
• met onze vaste gegevensverwerkers hebben wij een privacy overeenkomst, dit zijn:
  • AZOR-advies, de partij die onze administratie verzorgt;
  • ViaSalaria, de partij die onze salarisadministratie voert;
  • Van Ree accountants, onze accountant en samensteller van onze jaarcijfers;
  • 1do uit Dordrecht, de partij die het systeembeheer van ons bedrijfscomputernetwerk verzorgt;

Indien wettelijk vereist:
Wij zullen uw persoonlijke gegevens openbaar maken als de wet dit vereist of als wij, als bedrijf, redelijkerwijs geloven dat het openbaar maken noodzakelijk is om de rechten van ons bedrijf te beschermen en/of om te voldoen aan een gerechtelijke procedure, gerechtelijk bevel. Wij zullen er echter alles aan doen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten beschermd blijven.

Wijziging in deze privacyverklaring
Van Vliet Bouwmanagement BV behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring ten allen tijde te wijzigen. De van toepassing zijnde versie vindt u altijd op onze website. Wij raden u aan deze privacyverklaring af en toe te lezen om er zeker van te zijn dat u tevreden bent met eventuele wijzigingen.
Als we wijzigingen aanbrengen die ons privacy beleid aanzienlijk wijzigen, zullen we u hiervan per e-mail op de hoogte stellen of een bericht op onze website plaatsen voordat de wijziging van kracht wordt.